Un gestor de contenidos o CMS por sus siglas en inglés (Content Management System), es un sistema que permite tener autonomía en la creación y administración de contenido, principalmente en páginas web, sin requerir conocimientos de programación o diseño web.

Hoy en día, la mayoría de las empresas quieren ser capaces de gestionar su propio contenido web, por lo que tener un CMS será indispensable. Al momento de hacer la elección de un gestor de contenidos se debe comenzar con la identificación de las necesidades reales que este debe cubrir y conocer sus características facilitará el proceso.

Aunque las circunstancias de selección pueden variar de una empresa a otra, aquí indicamos cinco aspectos que son importantes al momento de elegir un gestor de contenidos:

  1. Funcionalidades básicas: al hacer referencia sobre un CMS, se tiende a pensar que solo sirve para crear, editar, borrar y organizar un grupo de páginas o contenidos, por lo tanto se asume que todos los CMS son iguales, cuando en realidad no es así. Es necesario considerar:
  • La manera como el CMS organiza los contenidos.
  • Si cumple con las tareas básicas que requiere para la actualización de su contenido.
  • ¿Qué tan simple o complejo se administra su sitio web?

2. El editor de texto: El editor es la interfaz a través de la que se añade y modifica el contenido. La mayoría               de los CMS cuenta con un editor WYSIWYG (que significa: Lo que ves, es lo que tienes), el cual permite editar             los contenidos de manera similar a como lo haríamos en un documento Word. Este editor debe poseer                          funcionalidades como: marcar los encabezados, listas, enlaces, tablas y ser capaz de manejar elementos                          externos, incluyendo imágenes y archivos descargables.

3. Manejo de elementos externos: los principios de accesibilidad y usabilidad en el manejo de archivos o                 imágenes externas en un CMS son de vital importancia. Considere que el CMS posea las siguientes                               características: carga de archivos, por ejemplo con extensiones .pdf o .doc., carga de imágenes y las herramientas         básicas para su edición, tales como recortar, cambiar el tamaño y rotar y  si contempla indexar y tener                             disponibles estos contenidos en las búsquedas.

4. Filtros de búsqueda: es fundamental tener opciones de búsqueda dentro del gestor de contenido, ya que        al manipular volúmenes grandes de información es importante que permita encontrar con facilidad el contenido       que se desea, modificar o simplemente verificar su publicación.

5. Roles y permisos de usuarios: A medida que el número de colaboradores de un sitio web crece, es posible que se        requiera definir las funciones específicas de cada uno de ellos dependiendo sus habilidades. Los permisos         permiten especificar si los usuarios pueden editar determinadas páginas o incluso secciones enteras del          sitio  web. Mientras que los roles de acceso apoyan los flujos de trabajo en el que las actualizaciones de páginas            tienen que pasar por una serie de puntos de control antes de publicarla. En ambos casos, se necesita un              CMS que soporte múltiples roles y pueda asignar diferentes permisos.

La apreciación de estas características es una parte importante en el proceso de selección de un CMS, pero no lo es todo. También es importante considerar cuestiones como la concesión de licencias, el apoyo, la accesibilidad, la seguridad y el buen entrenamiento de los usuarios que administran y editan el contenido.

Aunque no hay reglas sobre cómo elegir un buen CMS, cada uno puede tener distintas áreas de aplicación, pero es importante mantener una lista de necesidades al mínimo estando consientes de las funcionalidades que se utilizarán teniendo en cuenta que el manejador de contenidos que elija satisfaga sus requerimientos.